Wie du richtig gute Events organisierst

Das Marketing Frühstück am 12. April war wie immer eine gemütlich, lustige Runde, bei der es um eine – wie ich finde – äußerst wichtige Sache ging: um die Organisation von Events.

Nicht um Hochzeiten oder Einschulungen, sondern um Veranstaltungen, die die Reichweite und das Image deiner Firma und die Kundenbindung fördern. Ach, und die dir Umsätze bringen. Aus diesen Gründen halte ich es nämlich für extrem wichtig, eigene Events durchzuführen.

Je nach Ziel (Reichweite, Imageaufbau, Umsatz, Kundenbindung) können dass Informationsveranstaltungen, Workshops, ein Kongress, Netzwerkevents, Jubiläen oder ähnliches sein.

Bei einer Veranstaltung mit festem Datum kannst du immer aus gutem Grund aktiv in die Werbung gehen. Bei Werbung mit deinem alltäglichen Produkt fehlt manchmal der Aufhänger und fühlt sich für dich selber vielleicht etwas blöd an. Und für die Kunden etwas langweilig.  Bei einem tollen Event ist dieser Aufhänger immer gegeben und durch das feste Datum kann man noch andere Marketing-Methoden anwenden (zeitliche Verknappung eines Frühbucherrabatts z.B.).

Ich organisiere selber diverse Veranstaltungen im Laufe eines Jahres, kostenpflichte Workshops (online und offline), das Marketing Frühstück zum Netzwerken, demnächst ein tolles Barcamp, weil ich das Format zu unheimlich genial finde und noch diverse andere Events. So kann ich ebenfalls zum Thema „Organisation von Firmenveranstaltungen“ aus eigener Erfahrung einiges sagen. Aber mein Spezialgebiet ist es nicht, weshalb ich mir eine Expertin dazu geholt habe.

Meine Spezialistin für Events:

Marianna Ackermann ist die Momentegestalterin bei Tagungskompetenz. Sie sorgt dafür, dass sich auf Kongressen, Tagungen und größeren Workshops alle wohlfühlen, der Teilnehmer, aber auch der Gastgeber! Cool, oder? Hier findest du mehr über sie www.tagungskompetenz.de

Unsere Tipps für gute Events habe ich dir hier mal zusammen gefasst und hoffe, demnächst auch bei einem deiner Events eingeladen zu werden :-).

Tipp 1: Gib möglichst früh eine „Save the Date“-Info raus

Auch wenn der Inhalt und der Ablauf noch gar nicht so klar sind, du solltest mögliche Interessenten für die Veranstaltung rechtzeitig informieren. So können sie sich schon mal den Termin im Kalender blocken. In die „Save the Date“-Info gehört auf jeden Fall das Datum und der Titel. Gegebenenfalls schon Kurzes zum Inhalt. Sollte die Location schon feststehen, teile sie ebenfalls schon mit. Falls nicht, ist das gar nicht dramatisch – den konkreten Ort kannst du nachreichen. Eine grobe Angabe (z.B. die Stadt) reicht für den Anfang aus.

Tipp 2: Lass deine Leser bzw. potentielle Teilnehmer am Aufbau teilnehmen

Nein, sie sollen nicht Tische und Stühle rücken J. Mit Aufbau meine ich den Wachstum / das Entstehen des Events. Du hast endlich die richtige Location fest gemacht oder den Caterer gebucht? Dann informiere darüber auf deiner Webseite. Natürlich sollst du nicht alle jedes Mal per Email anschreiben, aber jemand, der ernsthaft am Event interessiert ist, findet Infos wie neu gebuchte Speaker (sofern sie nicht schon von Beginn an bekannt sind) sicher interessant. Dieses Einbeziehen kann rein informativ sein (Location, Speaker, Ablauf etc.) oder man lässt eine Bindung entstehen, weckt Neugier und Vorfreude.

Tipp 3: Behalte das Budget im Blick

Egal ob großes oder kleines Event, die Kosten und auch die Einnahmen solltest du einzeln aber natürlich auch als Gegenüberstellung IMMER im Blick haben. Jede noch so kleine Kostenstelle wird aufgeführt. Immerhin geht es hier ums Business und nicht um einen privaten Kindergeburtstag. Du musst wissen, wo dein Geld hingeht, ob sich ein Event „gelohnt“ hat oder bei welcher Veranstaltung du draufgezahlt hast. Einfach drauflos organisieren ist keine Option.

Tipp 4: Richte dir ein kleines „Tagungsbüro“ ein.

Bei kleinen Events kann das eine kleine Ecke des Raumes sein, wo deine Unterlagen liegen, bei größeren laufen hier alle Fäden zusammen. Hier steht der Notfallkoffer (s.u.) und hier ist immer ein Ansprechpartner (du oder dein Team) vor Ort. Dieser Ort spart dir Wege, Zeit und Nerven.

Tipp 5: Dein Erste-Hilfe-Koffer

In diesem Erste-Hilfe-Koffer sollte weitaus mehr sein als Pflaster und Verbandsmaterial. Hier gehören auch Dinge rein wie Ladekabel, USB-Sticks (Anmerkung: leere, keine mit Urlaubsfotos drauf ;-) ), Klebeband + Sicherheitsnadeln, Stifte+Zettel+Schere, für die Damen Nagellack für Laufmaschen, Handcreme, ja, natürlich auch die oben erwähnten Pflaster, Schmerztabletten für dich (offiziell rausgeben solltest du sie nicht),  Kaugummis. Sicher kann man hier noch einiges mehr auf Verdacht reinlegen, meistens wächst dieser Koffer nach einem Event, bei dem man etwas NICHT dabei hatte.

Tipp 6: Passende Checklisten anlegen

Lege dir eigene Checklisten an oder schau, ob du vielleicht im Netz passende findest. Die Organisation sowie die Durchführung des Events wird dir dadurch enorm erleichtert. Denn im Eifer des Gefechts und im Stress ist die Gefahr groß, etwas Wichtiges zu vergessen. Mit Checklisten hast du immer alles im Griff. Es gibt Checklisten zum Budget, zum Ablauf, zur Location, in Bezug auf Caterer und andere Dienstleister. Such dir die raus, die für dich passen. Einmal angelegt erleichtern sie dir zukünftige Events!

Tipp 7: Feedback einholen

Egal ob kleine oder große Veranstaltung – frage deine Teilnehmer gezielt nach ihrer Meinung. Du kannst Fragebögen austeilen, im Nachgang einen Link zu einer Online-Umfrage verschicken, direkt vor Ort einige der Teilnehmer interviewen (lassen) oder du suchst einfach das kurze Gespräch – Möglichkeiten gibt es viele. Fragen wie „Was hat ihnen gut gefallen, was vielleicht nicht so? Wurden Ihre Erwartungen erfüllt oder hat etwas gefehlt? Würden Sie das Event weiterempfehlen?“ sind immer gute Anhaltspunkte. Vielleicht kommt dann eine etwas unangenehme Sache ans Licht, aber nutz dieses Feedback, um daraus zu lernen und beim nächsten Mal etwas anders zu machen.

Mein Tipp für schlecht gebuchte Events

Zu guter Letzt möchte ich noch einen Hinweis in eigener Sache geben. Veranstaltungen lassen sich nicht immer leicht füllen. Manche sind Selbstläufer, andere muss man wirklich richtig hart verkaufen! Da kommt dann die Frage auf, was du machen kannst, wenn ein Event mal nur sehr spärlich gebucht wird. Gründe dafür gibt es einige, es muss nicht an der Qualität deiner Veranstaltung liegen. Mal ist zur gleichen Zeit ein anderes großes Event in der Stadt (achte darauf immer beim Festlegen des Termins), mal ist das Wetter einfach zu schön (oder schlecht), vielleicht kommt der Mehrwert nicht ausreichend rüber oder du hast es einfach zu wenig beworben.

Tja, dann heißt es klappern und Klinken putzen. Sprich alle passenden (!) Personen aus deinem Netzwerk persönlich an! Bitte andere Personen um Weiterempfehlung! Mach Werbung! Rede drüber!

Und wenn alles nichts hilft – SAG ES AB! Das ist sicher keine schöne Möglichkeit, aber wenn Kosten daran hängen oder der Aufwand für eine geringe Teilnehmerzahl zu groß ist, dann ist es immer noch die beste Lösung. Ich habe schon Veranstaltungen mit nur drei Personen gemacht und wiederum andere mit drei Teilnehmern abgesagt. Es kommt immer auf die Umstände an. Schau dir die Zahlen an und entscheide dann.

Entschuldige dich bei bereits angemeldeten Teilnehmern, wenn möglich biete einen Ersatztermin, erstatte bereits getätigte Zahlungen möglichst schnell zurück und keiner wird dir den Kopf abreißen. Dass geplante Veranstaltungen abgesagt werden, passiert immer wieder. Egal ob Künstlerkonzert, politische Veranstaltung oder unser kleiner Workshop. Das passiert und das Leben geht weiter!

Welche Veranstaltungen hast du dieses Jahr noch geplant?