Mental UNLoad – Weniger Kopfchaos im Business

Wie du deinen Mental Load garantiert in den Griff bekommst

Mental Load wird gerade stark diskutiert und beschreibt unsere mentale Überlastung.  Er ergibt sich aus der Summe ALLER Aufgaben und jede damit zusammenhängende Überlegung, die sich im Kopf abspielt. (Besonders heiß diskutiert im Moment bei berufstätigen Müttern.)

Im Business tummeln sich da:

• Aufgaben die du noch nie gemacht hast oder nur selten machst 
• Täglich neue Entscheidungen in deinem Business 
• Organisieren und Planen 
• Networking und Kundenkontakte
• Deadlines setzen und einhalten
• Neue Produkte 
• Organisatorisches wie Termine vereinbaren oder die Buchhaltung

Und immer mit dabei die Kette, die jeweils vorangeht und hinten dran hängt… Das Gehirn rattert ununterbrochen und du hast Angst etwas Wichtiges zu vergessen. 

Welcome Mental Load!

Doch wie kannst du diesen Mental Load effektiv reduzieren? 

Diese zwei Stellschrauben kannst du drehen, um dein Gehirn zu  entlasten: Mental UNLoad dank Mindset & Planung

Mindset

1. Verantwortung abgeben

Gerade als Einzelkämpfer sind wir überzeugt davon, an alles selbstdenken und alles selbst erledigen zu müssen. Vielleicht bist du schon einen Schritt weiter und gibst AUFGABEN ab. Aber Achtung: Aufgaben outsourcen bedeutet NICHT Verantwortung abgeben.

Wichtig ist, dass du zuerst dir selbst klar bist, welche Verantwortungen du zusammen mit den Aufgaben abgeben möchtest. Klare Vorgaben, wer was macht und wer für was verantwortlich ist, ist hier eine wichtige Voraussetzung.

Extrem wichtig dabei ist, dass du das Ergebnis zu den nicht vorgegebenen Punkten annehmen musst. Akzeptiere, dass du die Verantwortung darüber abgegeben hast und sollte dir das Ergebnis nicht passen, ziehst du Konsequenzen und machst klarere z.B. eindeutigere Ansagen beim nächsten Mal.

Aufgaben zu automatisieren ist eine weitere Möglichkeit nicht immer alles im Kopf haben zu müssen. Verantwortung abzugeben: Automatische Terminbuchungen via Online-Kalender, Auto-Post-Funktionen für Social Media Posts, ein intelligentes Postfach, das automatisch Mails in Ordner packt (Newsletter z.B.) 

Die letzte Möglichkeit, nicht für alles verantwortlich zu sein, ist die Verantwortung erst gar nicht erst anzunehmen. Wobei wir schon beim nächsten Punkt sind, dem: Nein-Sagen.

2. Nein-Sagen

Konzentriere dich auf das Wesentliche. Und doch folgen wir unserem (weiblichen?) Impuls und wollen es allen Recht machen, allen helfen und niemanden vor den Kopf stoßen.

Je öfters du bei Anfragen Ja sagst, umso weiter entfernst du dich von deinen eigentlichen Kernaufgaben. Und je mehr du dich mit Dingen beschäftigst, die gar nicht zu dir passen, umso größer wird dein Mental Load. Diese Anfragen, Aufgaben und Kunden fallen uns viel schwerer, wir müssen uns viel intensiver gedanklich damit auseinandersetzen.

Folgende Faustregel, die mir dabei sehr geholfen hat, stammt aus dem Buch „Essentialismus“ von Greg McKeown:

 Ist es kein „Hell yes!!!“ Dann ist es ein „No!“

3. Perfektionismus adé

Dein Perfektionismus ist der Anspruch an dich selbst. Und damit zusammen hängen all die vielen Gedanken und Aufgaben, die diesem Anspruch gerecht werden wollen. Was bleibt dir?

Schraube deine Erwartungen an dich nach unten! Frei nach dem Motto: Done is better than perfect! 

Mach dir immer wieder bewusst, dass in den allermeisten Fällen ein 80%iges Ergebnis ausreicht. Das entlastet deinen Mental Load enorm. Denn für die restlichen 20% braucht es noch mal wieder 80% Aufwand (Pareto-Prinzip). Die kannst du dir und deinem armen Hirn ruhig ersparen.

4. Fokus behalten

Ein weiterer Punkt deines Mental UNloads ist das Thema „Fokus “. 

Je mehr Projekte und ToDos du auf dem Tisch hast, umso schwieriger fällt es den meisten, gedanklich bei einer Sache zu bleiben. Fokus ist die Konzentration auf wirklich nur eine Sache zur Zeit. OHNE dass ein nicht zur Sache gehörender Gedanke plötzlicher dazwischen springt! Ganz abschalten können wir diese Gedanken zwar nicht, aber wir müssen ihnen nicht weiter folgen und schon gar nicht in eine andere Richtung aktiv werden.

Das ist übrigens meine Hauptbaustelle! Ich lasse mich von offenen ToDos zu leicht ablenken und springe gedanklich (und tatsächlich) zu oft hin und her. Was mir dabei hilft, ist zum einen der Versuchung zu widerstehen, mich aus meiner aktuellen Aufgabe herauszureißen und der zweite große Baustein des MentalUNload – die Planung.

Deine Planung

Auch mit dem besten Mindset lassen sich leider die meisten Aufgaben nicht wegzaubern. Zwar können sie entspannter erledigt werden, aber gemacht werden müssen sie trotzdem.

Vorgehensweisen und Planungstools dazu gibt es wie Sand am Meer. Ich möchte dir die für mich wichtigsten zum MentalUNload vorstellen.

1. ToDo-Liste

Ich denke, dass es Privat wie im Business unerlässlich ist, eine ToDo-Liste zu haben. Zumindest könnte ich es mir ohne nicht vorstellen. Zur Reduzierung deines Mental Load ist sie das A und O. 

Raus aus dem Kopf und rauf auf die Liste!

Mein Favorit ist eine digitale Lösung: Trello. Für mich das Tool schlechthin. Sie ist mein zweites Gehirn bzw. meine ausgelagerte Festplatte, ich lasse sie sozusagen auf 24/7 Standby laufen und dafür kann mein Kopf ab und zu abschalten. Das reduziert direkt meinen Mental Load. Papier und Stift, Klebezettel oder Excel funktionieren aber ebenso. Hier muss jeder seine Variante finden (aber sei ehrlich – wie oft hast du schon Zettel verlegt oder das Chaos auf dem Zettel nicht mehr wirklich angenehm gefunden).  

Notierte Aufgaben lassen sich leichter priorisieren als nur im Kopf. Unwichtige Dinge lassen sich einfacher erkennen und streichen.

2. Prioritäten setzen

Vielen fällt es schwer zu priorisieren. An dieser Stelle ein kurzer Ausflug zum WIE – Stelle dir dabei immer wieder diese drei Fragen:

• Muss es überhaupt gemacht werden?
• Muss es von dir gemacht werden?
• Muss es jetzt gemacht werden?

Vielleicht hast du auch schon von der Eat-that-frog Methode gehört? Hierbei gehst du die Aufgabe als erstes an, auf die du am wenigsten Lust hast.

Dagegen steht die Methode Eat-the-Käsesahnetorte-first. (Mein Favorit, der Frosch schreckt mich zu sehr ab und ich komme gar nicht ins Tun!) Probiere beides einfach mal aus.

3. Termine

Notiere dir deine Termine! Immer! Sofort! Klingt banal, aber auch ich muss mich ab und an an der Nase packen, damit ich Termine immer sofort notiere. Mir ist es schon passiert, dass ich dachte: „Ja ja, das trage ich dann in den Kalender ein, wenn ich ihn zur Hand habe…“. Und schwupps war es vergessen.

Empfehlen kann ich dir einen Online-Kalender, wo du für deine Business- und privaten Termine separate Farben festlegen kannst. Es hat wahnsinnige Vorteile, wenn du die privaten und beruflichen Termine in einem Kalender führst. Ich nutze zum Beispiel den Google-Kalender, wozu jedoch ein Google-Account notwendig ist. Der Vorteil eines online geführten Kalenders ist, dass du überall darauf zugreifen kannst und ihn immer dabei hast. Natürlich nur, wenn du dein Handy bei dir hast, davon gehe ich jetzt aber einfach aus.

Die durch all diese Punkte freigewordene Hirnleistungen wirst du für diverse SOS-Situationen nutzen müssen und dann endlich auch können! Ohne völlig überfordert zu sein (Burnout lässt grüßen!) Denn machen wir uns nichts vor – an den „normalen“ Mental Load haben wir uns schon fast gewöhnt und schaffen das meist auch ganz gut. Richtig fies wird es, wenn Unvorhergesehenes dazu kommt.

Schaffe dir also etwas Platz und mentale Freiheit im Hirn für Notfälle. Sollten diese ausnahmsweise mal nicht eintreten, genieße einfach mal die „Stille im Kopf“.

Über Tanja:

Dein Mental Load hat nicht dich im Griff. Sondern du deinen Mental Load. Sei du die #herrinderlage
Tanja Seefried unterstützt berufstätige Mamas dabei abends wieder ohne schlechtes Gewissen abschalten zu können . Dabei kombiniert sie die beiden Themen Planung und Mindset und hilft so ihren Kundinnen einen entspannten Familien- und Berufsalltag zu erleben.
Da sie selbst 2-fache Mama ist und ein Masterstudium in Prozessmanagement absolviert hat, kennt sie sich sowohl in den verschiedenen Methoden als auch in der Erprobung im echten Leben aus. Wenn du auch Unterstützung beim Mental UNLoad brauchst, schau mal bei ihr vorbei: www.businessmom4punkt0.de